GTDの２つ目のステップ「見極める」のステップで行動を起こす必要がないと判断したものは、大きく３つのタイプに分類する事ができました。
具体的には”もう必要ではないもの（ゴミ）””いつかやる/多分やる事リスト””あとで必要になるかもしれない情報（資料）”でした。
そうではなく、行動を起こす必要があると言うものに関しては、この「整理する」ステップで適切に振り分けて整理をしていきます。
プロジェクト
プロジェクト、と言う言葉はかなり一般的なものですが、GTDでは独自の定義があります。GTDでのプロジェクトの定義は、「１年以内に達成可能で、複数の行動ステップが必要な”望んでいる結果”」です。
ここでひとつポイントになってくるのは、一般的にはプロジェクトとは呼ばない程度の小さなことでも、GTDではプロジェクトの範疇になると言うことです。
なぜなら、ある物事が１つの行動ステップで完結せず、複数の行動が必要な場合、それらの行動を全て完了させるまでは「まだ完結していない」と言う記録をどこかに保持しておかなければいけないからです。
そしてその記録がなければ、その取り組もうと思っている物事の大小に関わらず、それは「気になること」として頭の中に残り続けてあなたの生産性や集中力を奪う結果になってしまうからです。
プロジェクトの例としては、次のようなものがあります。
プロジェクトの例
「新商品を作る」「旅行の計画」「部屋の模様替えをする」などなど、それぞれ大きな視点で見れば１つの取り組みですが、それぞれを完遂させるためには複数の行動が必要です。
新商品を作るにはまずその内容を決める必要があるし、実際にテストモデルを作ってみる必要があるし、そこから改善点を見つけて商品として仕上げていく必要があります。
旅行の計画も、どこにいくかを決めたり、行くメンツの予定を合わせたり、旅行会社と交渉をしたりという風にやるべきことは複数ありますよね。こういうものをプロジェクトと呼びます。
プロジェクトを進めて行く上で重要な事
なお、プロジェクトに関しては重要度や優先度を無理に決めていく必要はありません。それよりも重要なのは、定期的に確認をしてそれぞれのプロジェクトにおいて次にとるべき行動がすぐに分かる状態にしておくことです。
プロジェクトそのものは、実行する事ができません。実行できるのは、プロジェクトを完遂するためにやるべき具体的な行動１つ１つです。そして、それらを積み重ねていくと徐々に望んでいる結果に近づいていき、最終的には「完了した」とみなせるような状態になっています。
例えば「１０kg痩せる」を実行することはできませんが、週３回ジョギングする、夕食のカロリーはXカロリー以下にする、といったことは実行できます。ここで言う「１０kg痩せる」がプロジェクト、ジョギングやカロリー制限がタスクです。そして、そのタスクを積み重ねていくうちに、１０kg痩せる状態に近づいていき、達成できていると言うわけです。
なお、プロジェクトによってはやる事が多く、プロジェクトをさらにサブカテゴリに分けたりする必要が出てくるかもしれませんが、考え方としてはシンプルな場合と変わりません。
プロジェクトの参考情報
プロジェクトには、その達成に役立つ関連情報があるケースがあります。と言うか、たいていのプロジェクトにはそうした必要な時にすぐ引き出せるようにしておきたい情報があるはずです。
なので、プロジェクト自体の詳細や計画の内容・プロジェクト達成に役立つ参考資料や情報は、アナログでもデジタルでも構わないので、必要な時に速やかに参照できるよう整理しておく事が大切です。
次にとるべき行動
GTDを実践する上で核になってくるのが、この「次にとるべき行動」です。これは、ここまででまとめた「気になること」を完了させるための具体的な行動をまとめたものです。ここで重要なのは、これらの内容は具体的な行動である必要があるということです。
気になることとして書いてあることが抽象的で、見てから「じゃあそのためには何をする必要があるか？」と考えなければならないような状態ではいけないという事です。そしてこれらの次にとるべき行動たちを、GTDのノウハウに沿ってさらに整理整頓していきます。
まず初めにやるべき整理方法は、「カレンダー」と呼ばれる整理方法です。
カレンダーに記入
ある特定の日や時間にやらなければいけないタスクに関しては、そのタスクをカレンダーに記入していきます。この種のタスクは、大きく分けて３つの種類があります。それぞれ説明していきますね。
特定の時間にする行動
仕事のアポであるとか誰かとの約束などの用事がこれに分類されます。これに関しては当たり前のこととしてやっている人も多いのではないかと思います。
特定の日にする行動
これは上記よりも厳密ではないもので、特定の日にやらなければいけないが、時間は決まっていない行動のことです。
例えばどこどこに電話をするだとか、あるお店に予約を入れるとか、そういったものがこれに当てはまります。
特定の日に使える情報
カレンダーは、ある特定の日に役立つ情報を記入しておく場合にも使えます。例えば待ち合わせの場所だとか約束の場所への行き方、そのイベントに関する詳細などです。
タスクと一緒にこれを記しておくことで、スムーズにタスクを実行することができます。
カレンダー記入において注意すべき点
カレンダーに記入しておくのは上記の３種類の内容のみにして、他のことは記入しないようにすることが大きなポイントになります。
なぜなら、カレンダーに全てのやることリストを書いたとしても、現代においてはタスクの優先度が変わることはよくあるため、カレンダーに書いても意味がなくなってしまうケースが非常に多いからです。
そのため、上記のように絶対にその日にやることが確定しているタスクのみをカレンダーには記入しておくようにします。そしてそれは必然的に誰かの約束であるとか、電話をするとか、期日の支払いをするとか、自分以外の外部との関わりのあるタスクになってくるケースが大半になるでしょう。
「次にとるべき行動リスト」に追加
ここまでで書いた以外の行動については、「次にとるべき行動リスト」に追加をしていきます。
この数が少ない場合は１つのリストにまとめればいいですが、大抵の人は数百個以上の大小様々なタスクがあるはずです。そういった場合はジャンルごとにカテゴリを分けてリストを作るなど、混ざり合って混乱してしまわないように整理をして行くようにしましょう。
近々行動を起こす必要のないもの
これはステップ２の「見極める」の項目でも書きましたが、上記のものとは違い、近々行動を起こす必要のないものについてもタスクの整理を行うことは重要です。
行動を起こす必要がないものについては、「ゴミ」「いつかやる / 多分やる」「資料」の３つに分類されます。
ゴミ
その名の通り。近々やる予定ではないどころか、今後もする必要がないタスクです。破棄してスッキリしてしまいましょう。
いつかやる / 多分やる
ここには、とりあえず保留しておきたいタスクが入ります。そしてこの種のタスクは、さらに２種類に分けることができます。それが「いつかやる / 多分やるリスト」と「備忘録ファイル」です。
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h6 class=”style4a”>いつかやる / 多分やるリスト
ここでは、将来のいつかやりたくなる可能性のあることをリストにしておきます。現時点でどうこうできることではないけれども、忘れたくないことなどをここに記しておきます。
また、定期的に見直して追加したり削除したりして整理することで、自分のモチベーションをアップさせてくれるリストとしても機能します。
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h6 class=”style4a”>備忘録ファイル
保留しておくものの中には、ある特定の日付までは考える必要のないものもあります。そしたものに対して適用するのが、この備忘録ファイルです。要は、ある特定の未来の日付に自分に対してリマインダーを設定しておくものです。
例えば１０月３０日に友人の誕生日だから、１０月１５日に誕生日プレゼントの下見に行くとリマインドしておいたり、などです。
資料
タスクのように具体的な行動を必要とするものではないけれども、情報として価値があるものは意外に多いと思います。このような情報は、必要な時にすぐに引き出して参照できるような状態に整理しておくと非常に便利です。
仕事に関する書類やノートなどもそうですし、近所の出前のできるお店のリストとそのメニュー、保険や通信関連などの契約書などなど、他にも人それぞれそうした情報がいろいろあると思います。
そうしたものを整理しておくことで、ある情報が必要な時にすぐに情報が引き出せるようになるのでスムーズに行動できるし、無駄な時間も使わずストレスもたまりません。
なお、この資料の整理方法には２つの種類があります。
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h6 class=”style4a”>ジャンルやトピックごとに整理する
これはタスクと同じようにジャンルごとに資料をまとめると行ったやり方です。あるプロジェクトに関する資料であるとか、冬の旅行に関する資料であるとかです。
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h6 class=”style4a”>一般資料としてまとめる
これは、前述したようなある特定のジャンルに分類されないような情報をまとめておくやり方です。要は、ジャンル分けするほど量がない資料たちをまとめておくイメージです。
これについては一般資料の量が増えてきたら、ジャンルやトピックごとの整理ができないかを定期的にチェックして、あまり雑多になりすぎないように注意しましょう。
頭の中をシステマティックに視覚化しよう！
GTDのここまでのステップを実行することで、現時点での自分の頭の中身がわかりやすく整理整頓された状態になったと思います。
自分が何をやるべきかがハッキリと把握できるようになるので、生産性の大幅な向上が見込めます。ぜひ取り組んでみてくださいね！
