物事の効率を上げるためには、効率を上げるための公式を知っている必要があります。
ここでの効率とは「目標へ最短ルートで進む」ということです。
では、効率を最高レベルまで引き上げるための公式とはどのようなものでしょうか？
その公式とは「効率の良さ ＝ 想像力 × 整理整頓のレベル」です。
重要なのはこの式は掛け算であるということ。どちらかが高かったとしても、片方が０だったら０になってしまいます。
ですので、両方の要素をバランス良く向上させていくことが大切です。
素晴らしいアイデアや創造性があったとしても、整理整頓ができていなければ最大の効率を発揮することはできません。なぜなら、頭の中でいくら素晴らしい計画が作り上げられていたとしても、整理整頓されていない状況では実際に取り組むスピードは遅くなってしまうためです。
逆に、整理整頓がきちんと出来ていたとしてもアイデアや創造性を発揮しないのであれば最大の効率を発揮することはできません。整理整頓ができて行動しやすい土壌があったとしても、アイデアや創造性を駆使した良い計画がなければ意味がないからです。
ちなみに、アイデアや創造性といったものは先天的なものではなく、絶えず学び続けることでレベルアップできるスキルです。ですので、最大の効率を発揮するためには学び続けるという習慣を身につけることも非常に大切です。
また、整理整頓のレベルを向上させるためには、自分の仕事のシステムを改善していくことが重要です。たとえばメールを処理するという部分１つとっても、自分なりのシステムを作ることは大切です。
なかには「気になったときにメールチェックをしていて、何か来ていたら返事をする」といった方法でメールを処理している人もいますが、これはシステムがまったく無い状態と言えます。このような状態ではあなたはメールに生活を振り回されることになり、非常に非効率です。
そうではなく、メールをチェックする時間を明確に定め、すぐに返せるメールはこういう風に扱う、時間のかかりそうなメールはこういう風に扱う、というようにルールを決めておけばメールに関する処理もシステムとして機能するようになります。
このように何事に関してもシステムを作っていくと何事も自分のコントロール下に置けるようになり、仕事も順調に動き始めるようになります。
そして、ここで何より重要なのは、効率をもっと上げたいと思うなら、まずシステムを作るよう動く事です。ですので、「今の忙しい状況が終わったらシステムを作ってみよう」とは考えないことです。
まずシステム。そしてそれらのシステムを活用して遅れを取り戻し、さらには効率良く仕事を進めていく。これが正しい順序です。
