お金も心も満たされながら
自由を楽しむシンプルライフ
時間管理

GTDの5つ目のステップ「選択する」を効果的に行う方法

GTDのノウハウではこのステップに来るまでに「把握する」「見極める」「整理する」「更新する」という4つのステップを行なってきましたが、それらは全てこの行動を「選択する」ためにあります。

この前段階にある4つのステップをきちんと行う事で、目の前にある選択肢から最善のものを「選択」できるようになるというわけです。

最善の行動を選ぶための3つの方法

では、それらを踏まえた上で、最善の行動をその都度選択するにはどうすればいいのか?という方法について解説をしていきます。ここまでのステップをしっかり実践し、なおかつこれから解説する方法を知っていけば、最終的には直感的に最善の行動を選べるようになっていきます。

1:4つの基準で行動を選ぶ方法

この方法では、4つの基準からその時取るべき行動を選んでいきます。

その時の状況

その状況下でできる事というのは、何かしらの制限がかかっていることが多いです。例えば部屋の片付けは自宅にいる時にしかできないし、持ち出し禁止の資料が必要な仕事は職場にいるときしかできません。それだけではなく、自宅に置いてある資料を見ないと出来ないというように場所とモノという複数の条件が揃わないと出来ない事もよくあります。

こういう、その時点でのシチュエーション下で何ができるか?というのがタスクを選ぶ基準の1つになります。

そのとき使える時間

今自分がどれくらいの時間を使えるのか?も行動を選択する上での指針となります。例えばあと10分だけじかんにゆうよがある、という場合、10分以内で終わりそうなタスクを選ぶ事で隙間時間にタスクを完了させていくことができます。

使えるエネルギー

多くの人が見落としがちなのが、このエネルギーです。時間であるとかその時の状況であるとかも大事ですが、その時の自分の気力と体力も行動を選択する上で重要な基準になります。

頭が冴えていないとできない事もあるし、体が疲れていると効率が極端に落ちてしまうような事もあります。逆に、手さえ動かしていれば終わるような、負荷の少ないタスクもあります。その時の自分の使えるエネルギーによってどれをやるかを選んでいくことができます。

優先度

上記3つについて考慮して絞り込まれた行動の中から、どれを選ぶのが今の自分にとって最も有益か?を考えるようにしましょう。

今の状況、使える時間、使えるエネルギーを考慮した上でブログを更新するか?家族への連絡の電話をするか?未返信のメールの処理をするか?どれを選ぶのが最善なのか?を考慮していきます。

そしてこれだけでは選びきれないという場合、残りのもう2つの方法が役立ちます。では、残りの2つの方法についても見ていきましょう。

2:日々のタスクを3つのカテゴリで評価する方法

主にタスクには3つの種類があります。その種類からやるべきタスクを絞り込む方法です。

あらかじめ決まっているタスク

これは、すでにやらなければいけないと判断したタスクを指します。具体的には「次に取るべき行動リスト」に記入されているようなタスクです。すでにやると決めているタスクなので、それを実行して有益である可能性は非常に高いと言えますね。

予定外のタスク

トラブルなどの、突発的に発生するタスクのことを言います。予定外のことは怒ってほしくないものですが、現実にはほぼ確実に予定外の出来事というものは発生します。そういったものにも落ち着いて対応できるよう、時間や労力には若干の余裕をもたせておくのがベストです。

仕事を見極めるためのタスク

生産性を高い水準でキープするために、あなたのGTDシステムを整備する事も大事なタスクの1つであると言えます。「把握」「見極め」「整理」「更新」などのステップを行なって、必要ならばその場でタスクを片付けたり、やる事リストを更新することになるでしょう。

これら3つのカテゴリうち、取り組もうと思っているタスクはどれに当てはまるのか?というのを考慮する事も、より良い選択をするためのヒントになってくれます。

そしてもう1つ大事になってくるのは、そのタスクを俯瞰(ふかん)して、それはどのレベルのタスクなのか?を判断する事です。とは言え、急にレベルと言われても抽象的すぎると思うので、具体的に解説をしていきます。

3:6つのレベルでタスクを評価する方法

物事の優先順位を決めるときには、そのタスクの持つ性質を知る必要があります。そのために、GTDでは6つのレベルの視点を使います。

そのタスクがどのレベルのものなのか?を知る事で、より良い選択ができるようになっていきます。

地面レベル:現在の行動

これは、まず目の前のやらなくてはいけない行動になります。かけなければいけない電話、返信しなければならないメール、済ませなければいけない用事などなどです。

レベル1:現在のプロジェクト

このレベルでは単発の、すぐにやらなければいけない事ではなく、プロジェクトという視点でタスクを見ます。公私問わず今自分が抱えているプロジェクトは何で、それを完遂するためにはどのタスクを終わらせていけばいいのか?そういった視点でタスクを判断していきます。

レベル2:重点的に取り組む分野

プロジェクトは、仕事であればそれを行う役割や責任があったり、プライベートでは興味があったりなりたい自分像があったりするから取り組むわけです。つまり、ビジネスであれプライベートであれ、あなたには重点的に取り組みたい(または取り組む必要がある)分野というものがあるはずです。

どのタスクが自分が重点的に取り組みたい分野に属するかを再確認することはタスク選択をよりよくする上で大事だし、これらを見渡すことで自分がビジネスとプライベートのバランスをどれくらい上手にとれているか?ということを把握する事もできるようになります。

レベル3:1〜2年後の目標

公私問わず、様々な分野において1〜2年後に何を経験したいか、何を達成していたいか?という視点も、何をするべきかを明確にするのを助けてくれます。

目の前のことだけではなく、こうした少し長い目でタスクを見ると、見落としていたが実は重要視したいタスクなどが見つかるはずです。

レベル4:長期的な構想

さらに長い、3〜5年後を見通す長期的な視点では、より大きな構想を扱います。ビジネスの今後の戦略・展開もそうだし、自分のライフスタイルをどう変えていきたいかというような事も含まれます。

3〜5年だと自分だけではなく世間でも大きな変化が起きる場合があるので、その可能性も考慮しておくとなおベターです。(例えばテクノロジーの進化や、市場の状態の変化、自分の家族構成の変化など)

レベル5:人生の目的とその在り方

これは最も高いレベル、自分の人生の全体像を眺める視点です。ちょっと壮大な感じになってしまいますが、自分は何のために生きるのだろう?といったような話です。

全ての欲求や行動は、このレベルの視点から発生するものなので、ある意味全てのスタートもなり得る視点です。

これらの視点は、レベルが上がれば上がるほど漠然と抽象的なものになってくるものなので、無理に明確にし過ぎようとする必要はないと思います。しかし、現段階で考えられる範囲でそれを考えることは、GTDを実践する上でも必ずプラスになるので、一度取り組んで見ても良いと思います。ただし、それを深く考えすぎて立ち止まってしまうのは良くないので、あくまで現状で考えられる範囲で、で良いでしょう。

自信を持って「選択」しよう!

このパートでの内容ももちろん重要ですが、これまでの4つのステップをやってきていれば、直感的にこれからやろうとか、次はこれをしようとか、選べるようになってきているはずです。

実際僕も、GTDを実践していくうちに、次に何をやろうかというので悩むことがなくなっていきましたし、次にやるべきことの選択も的確にできるようになっていきました。

また、やった後に「今やるのはこれじゃなかったかな」と思ったとしても、その経験を次に活かしていけば自然と選択技術も上がっていきます。

なので、考える事ももちろん大事だし絶対にすべきですが、考えすぎずにどんどん行動していきましょう!


仕組みに働かせて自由を楽しむライフスタイルの作り方



ABOUT ME
辻 ともあき
辻 ともあき
大阪のど真ん中で一人暮らししてます。 ブログとメルマガを使った情報発信ビジネスをしていて、普段は自宅やお気に入りのカフェでのんびり仕事をしています。 ビジネスも遊びも自分磨きも全部楽しむライフスタイルを推奨しており、このブログやコミュニティではそんなライフスタイルを実現できる、「短い時間でもしっかり稼げるビジネスの仕組み」の作り方についての情報を発信しています。

COMMENT

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

post date*

日本語が含まれない投稿は無視されますのでご注意ください。(スパム対策)