時間管理

アメリカ大統領が愛した時間管理術「アイゼンハワーマトリクス」

「最も決断を急ぐべき案件が、最も重要な案件であることは滅多にない」
これはアメリカ第34代大統領アイゼンハワーの言葉です。

彼は大統領であるとともに、時間管理の達人であると言われていました。
そんなアイゼンハワーが使った時間管理の手法はアイゼンハワーマトリクスと呼ばれています。

これは、自分の手持ちのすべてのタスクを4つに分類する方法です。具体的にはすべてのタスクを「重要かそうでないか」「緊急か緊急ではないか」の2つの軸で判断して4つに分類していきます。

そうすると、すべてのタスクは次の4種類に分類されます。

第1領域:重要かつ緊急のタスク
第2領域:重要だが緊急ではないタスク
第3領域:重要ではないが緊急のタスク
第4領域:重要でも緊急でもないタスク

では、それぞれに分類されたタスクはどのように取り組んでいけばいいでしょうか?

第1領域:重要かつ緊急のタスク

このタスクは、原則として「すぐにやる」ことになります。例えば締め切りのある仕事に急がないと間に合いそうにないとか、報告書の作成であるとか、今日が期限の支払いだとか、そういったものです。

第2領域:重要だが緊急ではないタスク

これは仕事のスキルアップをするとか、ジムに通って体づくりをするとか、人間関係を広げるとか、今すぐにやらなくても何か問題があるわけではないが、長期間で見たときに役に立つことを分類していきます。

こういうものは、タスク整理をして、スケジューリングをして、順序立てて実践していく形になります。

第3領域:重要ではないが緊急のタスク

ここには重要ではない電話であるとか日々の雑務であるとか、やらないわけにはいかないけれど、重要度はそこまで高くないというタスクを分類していきます。

こうしたタスクは任せられる人がいる場合はその人に任せます。また、何かしらのツールやサービスを駆使して自動化できたり効率化できるのであれば、そうした事もしていくといい部分ですね。

第4領域:重要でも緊急でもないタスク

無目的なネットサーフィンなどの、急ぎでもないし重要でもない、暇つぶし的なタスクはここに分類されます。暇が有り余ってしょうがないという時はこうしたものをやるのも時にはいいかもしれませんが、基本的にはやらなくて良い(破棄して良い)タスクという事になります。

できるなら、このタスクはなるべく破棄をして、第2領域のタスクを代わりに行うなどすれば、自分のやっていることにおいてさらなる良い結果を期待することができます。

キモは第1領域のタスクに使う時間を減らし、第2領域に使う時間を増やすこと

この4つの領域の中で特に重要になってくるのは、「第1領域:重要かつ緊急のタスク」「第2領域:重要だが緊急ではないタスク」です。この2つの領域のバランス配分がうまくできているかどうかによって、その後の人生にも影響が出てきます。

具体的には、第1領域に費やす時間を減らし、第2領域に使う時間を増やすようにしていくということが重要になります。

生きていれば第1領域のタスクが突然発生することもありますが、第1領域のタスクばかりで第2領域にかける時間なんてとてもない!という人は日々の行動に問題のあるケースが多いです。なぜなら、突発的にいきなり第1領域のタスクとして発生するものも中にはありますが、大半の第1領域のタスクは、「別の領域のタスクを長期間ほったらかしにしていた結果、第1領域のタスクに化けてしまった」というものだからです。

つまり、そのタスクが発生したときに先手を打ってやっていればすぐに終わっていたであろうタスクを、ほったらかしにしてしまったがために焦ってやらなければいけなくなったり、問題が当初より大きく膨らんで対応が大変になってしまったり、というようなことが起きてしまうのです。
つまり、第1領域のタスクが多すぎて他のことができない!という人は、物事をほったらかしにしたり先送りにしてしまう癖のある可能性が高いというこおです。

ですので、今現在日々のやるべきことに圧迫されていると感じる人は、まずは目の前の第1領域のタスクを片付けてしまい、その次は少し時間に余裕があるけどいつかは絶対にやらなければいけないタスクを先手を打って終わらせる習慣を身につけていくようにしましょう。

そうすることで、少しずつ時間に余裕が生まれ、第2領域のタスクを行う時間も安定して確保できるようになっていきます。

そして、第2領域のタスクを日々行えるようになってくると自分自身のレベルの向上が起こるので、より焦らず先手を打って物事を今よりさらに早く高い質で行えるようになっていくので、余裕のある良い循環が生まれるようになっていきます。

このようにアイゼンハワーマトリクスを活用することにより今の自分の現状を把握することができますし、第2領域のタスクが増えていけば「自分の時間の使い方は改善されて行っている」という確認もできる非常に優れた方法ですので、タスク管理や時間管理の場面では積極的に活用していきましょう!

関連情報

アイゼンハワーマトリクスにおける第3領域・第4領域に分類されるタスク。いわゆる「重要ではないタスク」と呼ばれるこれらのタスクの扱い方や付き合い方などに焦点を当てて掘り下げたコンテンツを書き上げました。

こちらの内容も合わせていただくとより物事の取捨選択がやりやすくなるので、ぜひご覧下さい。

合わせるとさらに効果的なノウハウ

今回のアイゼンハワーマトリクスと合わせてぜひ知っておいてほしいのが、パーキンソンの法則というノウハウです。アイゼンハワーマトリクスは「そもそも何をやるか?」というタスクの取捨選択に関するノウハウですが、パーキンソンの法則は時間の使い方そのものにおけるノウハウです。

この2つのノウハウを両輪として回していけば極めて高い生産性を発揮できますので、ぜひこちらもご覧ください。






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