GTDの5つ目のステップ「選択する」を効果的に行う方法

GTDのノウハウではこのステップに来るまでに「把握する」「見極める」「整理する」「更新する」という４つのステップを行なってきましたが、それらは全てこの行動を「選択する」ためにあります。

この前段階にある４つのステップをきちんと行う事で、目の前にある選択肢から最善のものを「選択」できるようになるというわけです。

最善の行動を選ぶための３つの方法

では、それらを踏まえた上で、最善の行動をその都度選択するにはどうすればいいのか？という方法について解説をしていきます。ここまでのステップをしっかり実践し、なおかつこれから解説する方法を知っていけば、最終的には直感的に最善の行動を選べるようになっていきます。

１：４つの基準で行動を選ぶ方法

この方法では、４つの基準からその時取るべき行動を選んでいきます。

その時の状況

その状況下でできる事というのは、何かしらの制限がかかっていることが多いです。例えば部屋の片付けは自宅にいる時にしかできないし、持ち出し禁止の資料が必要な仕事は職場にいるときしかできません。それだけではなく、自宅に置いてある資料を見ないと出来ないというように場所とモノという複数の条件が揃わないと出来ない事もよくあります。

こういう、その時点でのシチュエーション下で何ができるか？というのがタスクを選ぶ基準の１つになります。

そのとき使える時間

今自分がどれくらいの時間を使えるのか？も行動を選択する上での指針となります。例えばあと10分だけじかんにゆうよがある、という場合、10分以内で終わりそうなタスクを選ぶ事で隙間時間にタスクを完了させていくことができます。

使えるエネルギー

多くの人が見落としがちなのが、このエネルギーです。時間であるとかその時の状況であるとかも大事ですが、その時の自分の気力と体力も行動を選択する上で重要な基準になります。

頭が冴えていないとできない事もあるし、体が疲れていると効率が極端に落ちてしまうような事もあります。逆に、手さえ動かしていれば終わるような、負荷の少ないタスクもあります。その時の自分の使えるエネルギーによってどれをやるかを選んでいくことができます。

優先度

上記３つについて考慮して絞り込まれた行動の中から、どれを選ぶのが今の自分にとって最も有益か？を考えるようにしましょう。

今の状況、使える時間、使えるエネルギーを考慮した上でブログを更新するか？家族への連絡の電話をするか？未返信のメールの処理をするか？どれを選ぶのが最善なのか？を考慮していきます。

そしてこれだけでは選びきれないという場合、残りのもう２つの方法が役立ちます。では、残りの２つの方法についても見ていきましょう。

２：日々のタスクを３つのカテゴリで評価する方法

主にタスクには３つの種類があります。その種類からやるべきタスクを絞り込む方法です。

あらかじめ決まっているタスク

これは、すでにやらなければいけないと判断したタスクを指します。具体的には「次に取るべき行動リスト」に記入されているようなタスクです。すでにやると決めているタスクなので、それを実行して有益である可能性は非常に高いと言えますね。

予定外のタスク

トラブルなどの、突発的に発生するタスクのことを言います。予定外のことは怒ってほしくないものですが、現実にはほぼ確実に予定外の出来事というものは発生します。そういったものにも落ち着いて対応できるよう、時間や労力には若干の余裕をもたせておくのがベストです。

仕事を見極めるためのタスク

生産性を高い水準でキープするために、あなたのGTDシステムを整備する事も大事なタスクの１つであると言えます。「把握」「見極め」「整理」「更新」などのステップを行なって、必要ならばその場でタスクを片付けたり、やる事リストを更新することになるでしょう。

これら３つのカテゴリうち、取り組もうと思っているタスクはどれに当てはまるのか？というのを考慮する事も、より良い選択をするためのヒントになってくれます。

そしてもう１つ大事になってくるのは、そのタスクを俯瞰（ふかん）して、それはどのレベルのタスクなのか？を判断する事です。とは言え、急にレベルと言われても抽象的すぎると思うので、具体的に解説をしていきます。

３：６つのレベルでタスクを評価する方法

物事の優先順位を決めるときには、そのタスクの持つ性質を知る必要があります。そのために、GTDでは６つのレベルの視点を使います。

そのタスクがどのレベルのものなのか？を知る事で、より良い選択ができるようになっていきます。

地面レベル：現在の行動

これは、まず目の前のやらなくてはいけない行動になります。かけなければいけない電話、返信しなければならないメール、済ませなければいけない用事などなどです。

レベル１：現在のプロジェクト

このレベルでは単発の、すぐにやらなければいけない事ではなく、プロジェクトという視点でタスクを見ます。公私問わず今自分が抱えているプロジェクトは何で、それを完遂するためにはどのタスクを終わらせていけばいいのか？そういった視点でタスクを判断していきます。

レベル２：重点的に取り組む分野

プロジェクトは、仕事であればそれを行う役割や責任があったり、プライベートでは興味があったりなりたい自分像があったりするから取り組むわけです。つまり、ビジネスであれプライベートであれ、あなたには重点的に取り組みたい（または取り組む必要がある）分野というものがあるはずです。

どのタスクが自分が重点的に取り組みたい分野に属するかを再確認することはタスク選択をよりよくする上で大事だし、これらを見渡すことで自分がビジネスとプライベートのバランスをどれくらい上手にとれているか？ということを把握する事もできるようになります。

レベル３：１〜２年後の目標

公私問わず、様々な分野において１〜２年後に何を経験したいか、何を達成していたいか？という視点も、何をするべきかを明確にするのを助けてくれます。

目の前のことだけではなく、こうした少し長い目でタスクを見ると、見落としていたが実は重要視したいタスクなどが見つかるはずです。

レベル４：長期的な構想

さらに長い、３〜５年後を見通す長期的な視点では、より大きな構想を扱います。ビジネスの今後の戦略・展開もそうだし、自分のライフスタイルをどう変えていきたいかというような事も含まれます。

３〜５年だと自分だけではなく世間でも大きな変化が起きる場合があるので、その可能性も考慮しておくとなおベターです。（例えばテクノロジーの進化や、市場の状態の変化、自分の家族構成の変化など）

レベル５：人生の目的とその在り方

これは最も高いレベル、自分の人生の全体像を眺める視点です。ちょっと壮大な感じになってしまいますが、自分は何のために生きるのだろう？といったような話です。

全ての欲求や行動は、このレベルの視点から発生するものなので、ある意味全てのスタートもなり得る視点です。

これらの視点は、レベルが上がれば上がるほど漠然と抽象的なものになってくるものなので、無理に明確にし過ぎようとする必要はないと思います。しかし、現段階で考えられる範囲でそれを考えることは、GTDを実践する上でも必ずプラスになるので、一度取り組んで見ても良いと思います。ただし、それを深く考えすぎて立ち止まってしまうのは良くないので、あくまで現状で考えられる範囲で、で良いでしょう。