GTDの4つ目のステップ「更新する」を効果的に行う方法

何かのタスクをメモしておいても、そのタスクを必要な時に思い出せなければ、それは役に立ちません。例えば「Aさんに電話をする」というメモも、電話ができる時に思い出せなければ意味がないし、「洗剤を買う」というタスクもドラッグストアを通りがかる時や、他の買い物で外に出る時に重出せなければ意味がありません。

大事なのは、これまでで作ったタスクリストを、実際の日々の中で使いこなすことです。ほとんどの人はタスクを整理するところまでは出来るのですが、それをうまく運用することができないでいます。そして、その運用をうまく行っていくために重要なのが、この「更新する」のステップになってくるというわけです。

最低に週に１度はこのステップを行おう

最低でも週に一回は、今のタスクリストの全てを見直し、更新していく必要があります。ありとあらゆる「気になること」を定期的に見直すことで、行動する時に自信を持って正しい選択ができるようになります。

これがきちんとできていると、臨機応変な対応もやりやすくなります。今やってることができたら次にやるべきことは何かも即座に把握できるようになるし、ちょっとした空き時間に何をやったらいいかも即確認できるようになります。

逆にこのステップを行わないとせっかく作ったタスクリストの中身はどんどん古くなり、それらは徐々に使い物にならなくなっていきます。

GTD成功の最大のカギ

先ほど、週に一回は全ての見直しをしましょうと書きましたが、GTDではこれを「週次レビュー」と呼びます。これを定期的に行うことで「これを覚えておかなくてはいけない」という努力をしなくて済むようになるので、頭の中は常にスッキリし、行動力や生産性は最高水準をキープすることができます。

では、週次レビューでは具体的にどのようなことを行うのか？それは、主に４つのことを行います。それぞれ、

・やらなければいけない事を「把握」し、どうすべきかを「見極める」。
・GTDのシステム全体を見直す。
・リストを更新する。
・済んだタスクや不要になったタスクは削除し、情報を更新する。

となります。

こうした定期的な取り組みをやらないでいると、「何か見逃しているのかもしれない」「すでに済んだタスクがリストにあって分かりにくい」「今はもうやる必要のないタスクが紛れ込んでいて混乱する」「今の自分の現状と照らし合わせて、全体的にタスクに書かれていることが古い」といった様々な問題が起こり、最終的にはGTDがシステムとして機能しなくなります。