時間管理

重要ではないタスクとの正しい付き合い方 〜アイゼンハワーマトリックスにおける、第3領域・第4領域のタスクの取り扱い〜

以前、優れた時間管理の方法として
「アイゼンハワーマトリクス」というテクニックを解説しました。

アイゼンハワーマトリクスとは

まぁ簡単に言うと、すべてのタスクを

第1領域:重要かつ緊急のタスク
第2領域:重要だが緊急ではないタスク
第3領域:重要ではないが緊急のタスク
第4領域:重要でも緊急でもないタスク

に分類して、上手にタスク管理をしようという話です。(これだけだと本当にざっくりなので、上のブログ記事も読んでくださいね)

特に重要なのは第1・2領域のタスクなのですが、第3・4領域のタスクについての扱いももちろん重要です。1・2領域の扱いについてはこちらの記事で解説していますが、3・4領域の扱いについては触れていなかったので、この記事ではそのあたりについて解説をしていきます。

重要度の低いタスクとの付き合い方

第3領域:重要ではないが、緊急性が高い
第4領域:重要ではないし、緊急性もない

というように、3・4領域のタスクはどちらも重要度が低いタスクということになります。ですので、この領域のタスクは「やらない」「極限まで0に近づける」というのが基本的な考え方になります。そして、それによって余裕のできた時間の使い道をできるだけ第2領域に振り分けるようにするというのがとるべき戦略になります。

第3領域のタスクは、人に任せられる場合もあるので、それができるタスクの場合は積極的に任せていくようにしましょう。もちろん、その際は相手が気分良く手伝ってくれるようにすること。

また、本当は第3領域のタスクなのに、「重要かつ緊急」である第1領域だと勘違いしてタスク分類をしてしまっているケースも意外と多いです。第1領域は絶対にやらなければいけないタスクですが、第3領域は基本的にはやらなくていい、もしくは誰かにお願いしても良いタスクなので取り扱いが全然変わってきます。

第1領域に振り分けたけど、実はこれって第3領域のタスクじゃないのか?ということは、この方法論に慣れるまでのうちはこまめにチェックしてみるといいでしょう。案外、ここでタスクの振り分けをミスってしまうケースは多いですしね。

第4領域のタスクは、目的なくテレビを見るとかネットサーフィンをするとか、そういう時間のことですね。ここに分類されるタスクは、基本的にすべて削除していく方向で動いていくのが良いでしょう。

ただし、人生で考えた場合、時々ならそうした無駄な時間も大事だと思うので、バランス感覚を持って、たまにやるくらいなら個人的には全然構わないと思っています。無駄な時間の全くない人生というのも、それはそれでつまらないものです。






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